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Was ist eine Schichtplan-Vorlage?
Eine Schichtplan-Vorlage ist ein wiederverwendbares Wochenmuster aus offenen Schichten (Montag bis Sonntag). Sie erstellen es einmal – mit den Jobrollen, Tagen, Zeiten, dem Einsatzort, dem Lohn und der Angabe, wer sich bewerben darf – und übernehmen es dann in Ihren Planer, wann immer Sie diese Woche an Schichten wieder brauchen. Ideal für wiederkehrende Dienstpläne oder wiederkehrende Anlässe, bei denen die Schichten gleich bleiben und sich nur die Daten ändern.
Schichtplan-Vorlagen enthalten nur offene Schichten – eine Schicht kann in einer Vorlage nicht vorab einer bestimmten Person zugewiesen werden.
Wo Sie sie finden
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des Planers (oben rechts) und wählen Sie Schichtplan-Vorlagen. Das Fenster listet Ihre gespeicherten Vorlagen auf, jeweils mit Name, Anzahl der Schichten und Jobrollen, den abgedeckten Tagen, den Gesamtstunden und wann sie zuletzt von wem aktualisiert wurde.
Von hier aus können Sie:
eine gespeicherte Vorlage in Ihren Planer übernehmen (siehe unten).
eine Vorlage über das Stift-Symbol bearbeiten.
Neue Schichtplan-Vorlage – eine von Grund auf neu erstellen.
Dienstpläne verwalten – die vollständige Übersicht öffnen.
Eine Schichtplan-Vorlage erstellen
Im Vorlagen-Editor:
Geben Sie der Vorlage einen Namen.
Fügen Sie über Jobrolle hinzufügen die Positionen hinzu, die Sie planen; jede erscheint als Zeile.
Fügen Sie offene Schichten in das Montag-bis-Sonntag-Raster ein – genau wie im Planer: Zeit und Pausen, Einsatzort, Anzahl der Mitarbeitenden, wer sich bewerben darf, das oder die Bewerberprofil(e) und den Lohn.
Alles, was Sie an einer Schicht festlegen, wird in der Vorlage gespeichert. Über Löschen entfernen Sie eine Vorlage, über Zurück zum Planer verlassen Sie den Editor.
Eine Vorlage übernehmen
Öffnen Sie im Planer die gewünschte Woche und klicken Sie dann auf eine Ihrer gespeicherten Schichtplan-Vorlagen, um sie zu übernehmen. Jede Schicht wird auf ihren Wochentag in dieser Woche gelegt.
Die Schichten werden nicht sofort veröffentlicht – sie werden als Entwürfe offener Schichten in Ihren Planer eingefügt, sodass Sie sie prüfen und anpassen und anschliessend veröffentlichen können. Sie können eine Vorlage nur in der Wochenansicht übernehmen und nicht für eine bereits vergangene Woche.
Gut zu wissen
Eine Vorlage kann erst übernommen werden, wenn sie mindestens eine Schicht enthält.
Beim Übernehmen sehen Sie eine kurze Zusammenfassung, was erstellt wurde. Eine Schicht wird übersprungen, wenn sie zu bald beginnen würde (offene Schichten benötigen einige Stunden Vorlaufzeit), oder wenn sie zu einer Jobrolle gehört, die es in Ihrem Planer nicht mehr gibt.
Alles, was eine Schicht enthält – Zeiten, Pausen, Einsatzort, Lohn, wer sich bewerben darf, Bewerberprofile und Notizen –, wird in der Vorlage gespeichert.
Schichtplan-Vorlagen gelten nur für den Arbeitsbereich, in dem Sie sie erstellen.