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Wo Sie Stunden prüfen
Wenn Schichten auf Ihre Prüfung warten, erscheint oben im Planer ein Button „… Stunden zu prüfen". Mit einem Klick öffnet sich das Prüffenster mit allen Schichten, deren Stunden zu bestätigen sind. Sie können die Liste nach Mitarbeitenden oder nach Schicht gruppieren.
Sie können Stunden auch einzeln pro Schicht bestätigen. Schichten, die noch auf Ihre Bestätigung warten, sind im Planer mit einer blauen Uhr markiert („Gemeldet – erfordert Ihre Bestätigung"). Klicken Sie auf die Schicht, um nur diese zu bestätigen, ihre Stunden zu bearbeiten oder nur die Spesen zu bearbeiten und diese zu speichern, ohne die Stunden zu bestätigen (Nur Spesen speichern).
Wie Stunden gemeldet werden
Nach dem Ende einer Schicht meldet der Coopler die tatsächlich gearbeiteten Stunden.
Meldet er sie nicht innerhalb von 6 Stunden nach Schichtende, reicht das System automatisch die geplanten Stunden ein – gekennzeichnet als „Automatisch eingereicht". Die geplanten Zeiten sind der ursprüngliche Schichtplan (angezeigt als „wie geplant").
Die Stunden, die Sie prüfen, sind also entweder die vom Coopler eingegebenen oder – falls nicht rechtzeitig gemeldet – die geplanten Stunden.
Prüfen und bestätigen
Für jede Schicht sehen Sie die gemeldete Arbeitszeit und die Pausen. Sie können:
Bestätigen – die Stunden so übernehmen, wie sie sind.
Bearbeiten – Start, Ende oder Pausen vor dem Bestätigen anpassen, falls die gemeldeten Stunden nicht stimmen.
Mehrere Schichten gleichzeitig im Prüffenster bestätigen.
Mit dem Bestätigen sind die Stunden für diese Schicht verbindlich – dafür wird der Coopler bezahlt und Ihnen in Rechnung gestellt.
Eine Absenz melden
Ist ein Coopler nicht erschienen oder konnte die Schicht nicht arbeiten, nutzen Sie „Mitarbeitende/r ist nicht erschienen?" bei der Schicht, um statt der Stundenbestätigung eine Absenz zu melden. Sie wählen einen Grund:
Nicht erschienen
Krankheit
Unfall ausserhalb der Arbeit
Sonstiges
Bei einem Nichterscheinen können Sie zusätzlich das Kästchen aktivieren, um den Coopler zu blockieren – er wird dann automatisch aus dieser Schicht entfernt. Nach dem Melden der Absenz wird die Schicht im Planer als Abwesend markiert.
Eine Absenz können Sie nur melden, solange die Stunden noch nicht bestätigt sind – danach nicht mehr.
Wenn Sie nicht rechtzeitig prüfen
Gemeldete Stunden, die Sie nicht prüfen, werden vom System jeden Dienstag um 21:00 Uhr automatisch bestätigt, sodass nichts offen bleibt. Der Hinweis im Prüffenster zeigt Ihnen ausserdem, wann die nächste automatische Bestätigung erfolgt.
Gut zu wissen
„Wie geplant" ist der ursprüngliche Schichtplan; die gemeldeten und bestätigten Stunden können davon abweichen, wenn die tatsächlichen Zeiten anders waren.
Sobald ein Coopler eine Schicht gearbeitet hat, können Sie ihr aus der Stundenansicht Spesen hinzufügen – dafür müssen Spesen für Ihren Arbeitsbereich aktiviert sein. Siehe Wie kann ich Spesen und Abzüge zu einem Einsatz hinzufügen?.