Sobald die Coopler ihre Schicht beendet haben, können sie ihre geleistete Arbeitszeit innerhalb von 6 Stunden nach Schichtende manuell zur Freigabe an Sie senden. Sollten Ihre Coopler vergessen ihre Stunden innert der 6-Stunden-Frist einzureichen, wird automatisch die geplante Arbeitszeit des Einsatzes verwendet und zur Freigabe an Sie gesendet.
Sie erhalten nun eine Benachrichtigung, um die eingereichte Arbeitszeit überprüfen zu können. Sie können die eingereichten Stunden freigeben, bei Fehlern die Start- und Endzeit sowie Pausendauer anpassen oder melden, dass die Person gar nicht zum Einsatz erschienen ist.
Wir können die Lohnzahlungen für Ihre Coopler erst tätigen, nachdem Sie die eingereichten Arbeitsstunden freigegeben haben. Bitte versuchen Sie deshalb, die Arbeitsstunden regelmässig zu überprüfen, damit Ihre Coopler durch uns pünktlich bezahlt werden und Fehler vermieden werden können.
Wenn Sie die eingereichten Arbeitsstunden nicht manuell freigeben, werden diese nach einer bestimmten Zeit automatisch freigegeben: Alle Arbeitsstunden werden wöchentlich am darauffolgenden Dienstag um 21:00 Uhr automatisch freigegeben.
Sie können ausserdem einen QR-Code nutzen, um die Zeiterfassung Ihrer Einsätze mittels Check-In und Check-Out zu automatisieren. Automatisch erfasste Arbeitszeiten mittels QR-Code benötigen keine weitere Freigabe Ihrerseits und können sofort verrechnet werden.
Stundenfreigabe auf der Web Plattform
Sie können die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Coopler manuell freigeben. Dazu haben wir die entsprechende Funktion überarbeitet.
Wenn Sie auf das Feld «Stunden überprüfen» in der Navigation oder den Banner in der Einsatzübersicht klicken, öffnet sich ein neues Fenster auf der rechten Seite, bei dem alle zu bestätigenden Schichten dargestellt werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Stunden nach Schichten oder Coopler zu sortieren. Zudem können Sie spezifische Einsätze auswählen.
Arbeitsstunden für einzelne Schichten freigeben
In der Liste auf der rechten Seite sehen Sie die zu bestätigenden Schichten.
Klicken Sie die entsprechende Schicht an.
Überprüfen Sie nun Start- und Endzeit sowie die Pausendauer.
Klicken Sie auf Freigeben, um den Schritt abzuschliessen.
Arbeitsstunden gesammelt freigeben
Wenn Sie wissen, dass alle Arbeitnehmenden ihre Arbeitszeit wie geplant geleistet haben, können Sie Zeit sparen, indem Sie alle Arbeitsstunden gesammelt freigeben.
Wählen Sie im Fenster auf der rechten Seite die Schichten oder Coopler aus.
Überprüfen Sie nun Start- und Endzeit sowie die Pausendauer.
Klicken Sie zum Schluss unten links auf Freigeben.
Eingereichte Arbeitsstunden bearbeiten
Unsere Coopler wissen, dass sie ihre Arbeitsstunden genau angeben müssen. Wenn die von einem Coopler eingereichten Stunden von der tatsächlichen Arbeitszeit abweichen, können Sie die Stunden vor der Freigabe bearbeiten.
Wählen Sie die Schicht an, die sie anpassen möchten.
Klicken Sie dann auf den Button Bearbeiten.
Passen Sie nun die Zeit an. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn Sie mit dem Coopler eine andere Start- oder Endzeit vereinbart haben.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Wir senden dem Coopler im Anschluss die von Ihnen angepassten Arbeitsstunden zu, damit die Möglichkeit besteht, der Anpassung zu widersprechen.
Abwesenheit (No-Show) melden
Falls ein Coopler nicht zu einem Einsatz erscheint, aber dennoch Arbeitsstunden einreicht, oder nach 6h automatisch die geplante Arbeitszeit verwendet wird, können Sie uns die Abwesenheit melden. Befolgen Sie hierfür folgende Schritte:
Wählen Sie die gewünschte Schicht aus.
Klicken Sie im neuen Fenster auf Ist die Arbeitskraft nicht erschienen?
Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü einen Grund für die Abwesenheit.
Klicken Sie dann auf Abwesenheit melden.
Wir werden den Coopler dann aus der Schicht entfernen und die Person erhält für diesen Einsatz keine Lohnzahlung von uns. Zudem werden wir prüfen, ob die Gründe für die Abwesenheit des Cooplers nachvollziehbar waren.
Alternative: Stundenfreigabe via aktive Einsätze
Klicken Sie auf Einsätze > Aktiv.
Wählen Sie den Einsatz aus, den Sie überprüfen möchten.
Gehen Sie zu Alle Arbeitnehmenden, um den Status der Schichten einzusehen. Wenn es Stunden gibt, die Sie überprüfen oder freigeben müssen, können Sie dies auch von hier aus erledigen.
Sie können aber auch zu Stunden überprüfen gehen, um nur die geleisteten Arbeitsstunden einzusehen, die überprüft werden müssen.
Wählen Sie die entsprechenden Schichten aus und überprüfen Sie diese.
Status der Arbeitsstunden
Wenn Sie einen aktiven Einsatz öffnen, sehen Sie eine der folgenden Statusangaben für jede Schicht:
Offene Stunden: Der Coopler muss seine Arbeitszeit noch einreichen. Wenn dies nicht innerhalb von 6 Stunden nach Schichtende erledigt wird, werden automatisch die geplanten Arbeitsstunden für diese Schicht verwendet.
Nicht erfasst: Dieser Status wird angezeigt, wenn automatisch die geplanten Arbeitsstunden für diese Schicht verwendet wurden.
Stunden überprüfen: Der Coopler hat die Arbeitsstunden eingereicht und Sie sollten diese nun prüfen und freigeben.
Bestätigt: Diesen Status sehen Sie, nachdem Sie die Arbeitsstunden freigegeben haben.
Coopler bewerten
Nach Ende der letzten Schicht eines Cooplers bei Ihrem Einsatz bitten wir Sie darum, den Coopler zu bewerten. Hierfür nutzen wir ein Bewertungssystem mit bis zu vier Sternen:
Vier Sterne – Ihre Erfahrung mit diesem Coopler war sehr gut
Drei Sterne – Ihre Erfahrung mit diesem Coopler war gut
Zwei Sterne – Ihre Erfahrung mit diesem Coopler war unterdurchschnittlich
Ein Stern – Ihre Erfahrung mit diesem Coopler war schlecht
Bitte denken Sie daran, diesen Schritt zu erledigen. Gute Arbeit wird durch eine positive Bewertung belohnt und Sie helfen Ihren Cooplern, in Zukunft leichter weitere Einsätze zu finden.